ในโปรแกรม MS Excel2007 นั้น เราสามารถที่จะกำหนดพื้นที่การพิมพ์ได้ว่าจะให้เอกสารที่พิมพ์ออกมาจากเครื่องพิมพ์ มีส่วนใดบ้างตามที่เราต้องการ เพื่อที่จะให้งานที่ออกมามีพื้นที่พอดีกับหน้ากระดาษ เพราะหากไม่กำหนดค่าของพื้นที่การพิมพ์แล้ว ตัวโปรแกรม Excel จะกำหนดให้เองแบบพื้นฐานซึ่งจะทำให้งานที่พิมพ์ออกมาดูไม่ค่อยน่าอ่านเท่าไหร่ โดยเฉพาะหากมีส่วนของพื้นที่ข้อมูลหลายๆเซลล์และหลายๆส่วนแล้ว งานที่ได้มานั้นจะดูไม่น่าสนใจเลยแถมบางครั้งอาจจะดูไม่รู้เรื่องเสียด้วยซ้ำไป
วิธีการกำหนดพื้นที่พิมพ์เฉพาะส่วนของ MS Excel
1. เปิดไฟล์ Excel ของเราขึ้นมาก่อน และลองวางแผนดูว่าจะใช้ส่วนของแถวหรือคอลัมภ์ใดบ้างมาทำงาน พร้อมคิดเลย์เอาท์คร่าวๆเอาไว้
2. ไปที่เมนู มุมมอง=>แสดงตัวอย่างตัวแบ่งหน้า ในหน้านี้ก็จะแสดงให้เห็นถึงพื้นที่การพิมพ์ของเราก่อนว่า งานที่ได้เดิมนั้น จะเป็นออกมาอย่างไร
3. การกำหนดพื้นที่พิมพ์ (Set print area) นั้น เราสามารถทำได้โดยไปที่เมนู เค้าโครงหน้ากระดาษ=>พื้นที่การพิมพ์ ซึ่งตรงส่วนนี้เราจะ 3 อย่างให้เลือก คือ
3.1 กำหนดพื้นที่พิมพ์ : ให้เลือกส่วนที่เราจะพิมพ์ก่อน แล้วมาเลือกคำสั่งนี้
3.2 ล้างพื้นที่พิมพ์ : เป็นการยกเลิกพื้นที่ในการพิมพ์ออกไปก่อน
3.3 เพิ่มเข้าไปในพื้นที่พิมพ์ : เลือกพื้นที่การพิมพ์เพิ่มเติม โดยจะใช้ได้เฉพาะส่วนที่อยู่ติดกับพื้นที่เก่าเท่านั้น หากเซลล์อยู่ไม่ติดกัน การพิมพ์ก็จะไปอยู่อีกหน้าหนึ่ง
หากเราเซตค่าให้ดี ก็จะทำให้เราควบคุมพื้นที่การพิมพ์ได้เหมาะสม เราจะปริ้น excel ให้อยู่หน้าเดียวกันก็ได้ หรือแยกหน้าก็ได้ หรือจะพิมพ์แบบไม่เต็มหน้าก็ได้ แล้วแต่ที่เราต้องการเลย
